Ο σκοπός των Οικονομικών Υπηρεσιών είναι, διαμέσου των εξαίρετων εργασιών και υπηρεσιών τους, να βοηθούν το Πανεπιστήμιο Κύπρου στην υλοποίηση της αποστολής του και εκπλήρωση των στόχων του, που είναι η διδασκαλία, η έρευνα και η κοινωνική αρωγή.

Αυτό επιτυγχάνεται με την παροχή αποτελεσματικού οικονομικού προγραμματισμού, ορθής διαχείρισης και με έλεγχο των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου Κύπρου, ούτως ώστε να μπορεί το Πανεπιστήμιο Κύπρου να δώσει τις οικονομικές του υπηρεσίες στην ακαδημαϊκή κοινότητα, το προσωπικό, τους φοιτητές και άλλους ενδιαφερομένους.

Το προσωπικό των Οικονομικών Υπηρεσιών αναμένεται να διακρίνεται ως προς τα πιο κάτω χαρακτηριστικά:

• επαγγελματισμό στην παράδοση υψηλής ποιότητας υπηρεσιών
• σεβασμό στην εχεμύθεια προς πελάτες και υπαλλήλους
• ακρίβεια στην διαδικασία διεκπεραίωσης
• αμεσότητα σε όλες τις συναλλαγές
• να απαντά σε όλα τα ερωτήματα που λαμβάνει
• ευγένεια και ευκολία στην προσέγγιση του όταν εκτελεί τα καθήκοντά του

Γραφείο Πληροφορικών Συστημάτων

Το Γραφείο αυτό θα χειρίζεται τα λογισμικά προγράμματα που θα είναι εγκατεστημένα στις Οικονομικές Υπηρεσίες, και κυρίως το Ολοκληρωμένο Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης, που αναμένεται να εγκατασταθεί μέσα στο 2011. Το Γραφείο αυτό θα συνδέεται με την Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων, η οποία θα είναι ο Τεχνικός Διαχειριστής του Συστήματος.

Γραφείο Εξυπηρέτησης και Παροχής Πληροφοριών

Αντιλαμβανόμενοι τις ανάγκες της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για έγκαιρη και ορθή καταβολή των αποζημιώσεων, οι Οικονομικές Υπηρεσίες συστήνουν τον θεσμό του Συντονιστή Πληρωμών, ο οποίος θα έχει την ευθύνη της επίβλεψης της ομαλής διεκπεραίωσης των πληρωμών, μέσα στα προκαθορισμένα χρονοδιαγράμματα. Ο Συντονιστής αναμένεται να:

υποστηρίζει το Γραφείο Πληρωμών όπου παρίσταται ανάγκη (π.χ. περιόδους αιχμής, περιόδους όπου προκύπτει απουσία λειτουργών που ελέγχουν εντάλματα),

• παρακολουθεί την ροή της εργασίας, και να διασφαλίζει την τήρηση δεικτών που καθορίζουν τα χρονικά πλαίσια διεκπεραίωσης ενός αιτήματος πληρωμής
• προτείνει τρόπους βελτίωσης της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας πληρωμής
• λειτουργεί ως Γενικός Διαχειριστής του Συστήματος Πληρωμών

Γραφείο Διοικητικής και Γραμματειακής Υποστήριξης

Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στους τρεις Τομείς που αναφέρονται πιο κάτω.

Οι Οικονομικές Υπηρεσίες απαρτίζονται από τους εξής Τομείς:

1. Τομέας Οικονομικής Διαχείρισης Προϋπολογισμού
2. Τομέας Οικονομικού Προγραμματισμού
3. Τομέας Οικονομικής Διαχείρισης Ερευνητικών Προγραμμάτων

ΤΟΜΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Το Γραφείο Εσόδων είναι αρμόδιο για την αποτελεσματική και αποδοτική είσπραξη των εσόδων, σύμφωνα με τους νόμους και κανονισμούς του Πανεπιστημίου, καθώς και για άλλα λογιστικά θέματα που αφορούν στα έσοδα. Αυτά περιλαμβάνουν παρακολούθηση των χρεωστών και των λογαριασμών εσόδων, τιμολογήσεις των φοιτητών και άλλες διάφορες τιμολογήσεις. 

Το Γραφείο έχει ως σκοπό του τη διενέργεια ορθών πληρωμών χωρίς καθυστέρηση, βάσει των νόμων και κανονισμών του Πανεπιστημίου Κύπρου. Οι αρμοδιότητες του Γραφείου Πληρωμών περιλαμβάνουν την υλοποίηση όλων των πληρωμών που αφορούν στις δαπάνες από κονδύλια του κρατικού προϋπολογισμού, μεταπτυχιακών διδάκτρων, συνεδρίων και δωρεών εξαιρουμένων των δαπανών που αφορούν στα ερευνητικά προγράμματα και τη μισθοδοσία.

Το Γραφείο Πληρωμών επιλαμβάνεται όλων των αναγκαίων διαδικασιών, ούτως ώστε να προωθούνται οι πλήρως τεκμηριωμένες πληρωμές εκ μέρους όλων των οργανωτικών οντοτήτων του Πανεπιστημίου Κύπρου. Διασφαλίζει ότι όλοι οι πόροι του Πανεπιστημίου δαπανώνται και καταγράφονται σύμφωνα με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα.

Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν την ορθή και έγκαιρη καταβολή της μισθοδοσίας σε όλο το ακαδημαϊκό, διοικητικό και άλλο προσωπικό είτε μέσω τραπεζικής εντολής είτε με επιταγές. Επιπρόσθετα, εκδίδει και χορηγεί πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που αφορούν τις αποδοχές του προσωπικού για σκοπούς Φόρου Εισοδήματος, κάνει ορθή παρακράτηση του φόρου από τις απολαβές του προσωπικού και, εν συνεχεία, τις μεταβιβάζει στο Γραφείο Φόρου Εισοδήματος, και πληρώνει τις εισφορές για τις Κοινωνικές Ασφαλίσεις.  

Στην αρμοδιότητά του Γραφείου υπάγονται η τήρηση των λογιστικών βιβλίων, η παρακολούθηση των τραπεζικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου, καθώς και η ετοιμασία των οικονομικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου.  

Η κύρια αρμοδιότητα του Γραφείου είναι η παρακολούθηση του προϋπολογισμού, των τραπεζικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου και η σχετική ενημέρωση των τμημάτων και υπηρεσιών. Το Γραφείο ετοιμάζει επίσης οικονομικές εκθέσεις για όλες τις ακαδημαϊκές μονάδες, τις διοικητικές υπηρεσίες και άλλες οργανωτικές οντότητες επί μηνιαίας, τριμηνιαίας και ετήσιας βάσης.

Το Γραφείο αυτό θα διαχειρίζεται τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από τα Διαρθρωτικά Ταμεία.

Στα πλαίσια της καλύτερης εξυπηρέτηση της φοιτητικής κοινότητας του Πανεπιστημίου Κύπρου, το Γραφείο αυτό θα διαχειρίζεται όλα τα οικονομικά θέματα των φοιτητών.

Το Γραφείο αυτό θα φέρει την ευθύνη της τήρησης του Μητρώου Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων. Η σύσταση του γραφείου είναι απαραίτητη, λόγω του μεγάλου αριθμού πάγιων στοιχείων του Πανεπιστημίου Κύπρου, καθώς και της πολύ μεγάλης τους αξίας.

Αναγνωρίζοντας την σημασία της διασφάλισης της ρευστότητας του Πανεπιστημίου, στα πλαίσια και της ανάγκης διεκπεραίωσης πληρωμών (π.χ. μισθοδοσίας, πληρωμές για έργα που προκύπτουν από σχετικές συμβάσεις) σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, ανεξαρτήτως της είσπραξης Κρατικής Χορηγίας, το Γραφείο αυτό επωμίζεται το καθήκον της διαχείρισης της ρευστότητας.

ΤΟΜΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Οι εργασίες του Γραφείου του Προϋπολογισμού και Αναλύσεων κατά το έτος 2011 αφορούσαν κυρίως στη στήριξη της διαδικασίας της τελικής έγκρισης του Προϋπολογισμού του Π.Κ. για το 2011 από την Πολιτεία καθώς και στο συντονισμό των προεργασιών κατανομής του και στην άμεση ενημέρωση των οργανωτικών μονάδων, στον καταρτισμό και έγκριση του Προϋπολογισμού του Π.Κ. για το 2012 (Κρατικής Χρηματοδότησης και Χρηματοδότησης από Ίδια Έσοδα) από τα εσωτερικά αρμόδια όργανα και στη στήριξη της διαδικασίας των σχετικών διαβουλεύσεων του Π.Κ. με την Πολιτεία. Το Γραφείο προέβηκε επίσης στον καταρτισμό πρότασης έγκρισης Συμπληρωματικού Προϋπολογισμού για το 2011 για σκοπούς ανάπτυξης της Ιατρικής Σχολής. Παράλληλα, καθ όλη τη διάρκεια του έτους, πρόσφερε διοικητική υποστήριξη στην Επιτροπή Οικονομικών και Προσωπικού της Συγκλήτου όσον αφορά στα θέματα τα οποία αυτή επιλαμβάνεται.

Το Γραφείο έχει την ευθύνη για την ορθή εφαρμογή της περί Φ.Π.Α. Νομοθεσίας στις συναλλαγές του Πανεπιστημίου Κύπρου, την ετοιμασία των τριμηνιαίων δηλώσεων Φ.Π.Α. και των μηνιαίων δηλώσεων INTRASTAT και VIES, καθώς επίσης και για την παροχή υποστήριξης στην Πανεπιστημιακή Κοινότητα για θέματα που άπτονται του Φ.Π.Α.. Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν επίσης την Κοστολόγηση Δραστηριοτήτων και Οργανωτικών Οντοτήτων και την ετοιμασία μελετών για σκοπούς Διοίκησης. Πέραν των πιο πάνω, το Γραφείο είναι αρμόδιο για την οικονομική διαχείριση Συμβολαίων Παροχής Συμβουλευτικών Υπηρεσιών και άλλων Ακαδημαϊκών Δραστηριοτήτων, καθώς και για την παροχή υποστήριξης σε Σωματεία και Εταιρείες του Πανεπιστημίου Κύπρου.

Αποστολή του Γραφείου είναι η Τήρηση Μητρώου Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου Κύπρου. Επίσης τηρεί Μητρώο Καταχώρησης Αντικειμένων Αξίας. Το έργο της καταγραφής έχει αρχίσει από τα κτήρια εντός της Πανεπιστημιούπολης και στα κτήρια της Πολυτεχνικής Σχολής.

Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν την καταγραφή των Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων, την καταχώρηση τους σε λογισμικό πρόγραμμα, την επικόλληση ετικετών στον εξοπλισμό και την χρέωση τους στους κατόχους.

Τα Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία που καταγράφονται είναι: ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός, κινητή επίπλωση, μηχανογραφικός εξοπλισμός – Hardware, μηχανογραφικός εξοπλισμός – Software, μηχανοκίνητα οχήματα, έργα τέχνης και αντικείμενα αξίας κ.α.

Αποστολή του Γραφείου είναι η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας που αφορά την τροφοδοσία αναλωσίμων υλικών και εξοπλισμού γραφείου σε ολόκληρη την πανεπιστημιακή κοινότητα, γρήγορα και αποτελεσματικά, με υλικά αρίστης ποιότητας.

Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν την παραλαβή και την έκδοση αναλωσίμων όπως είναι η γραφική ύλη, τα είδη γραφείου και αλληλογραφίας, τα είδη καθαριότητας, ο αναλώσιμος μηχανογραφικός εξοπλισμός, τα αναλώσιμα τεχνικού εξοπλισμού γραφείου, έπιπλα γραφείου και άλλα.

Διεξάγει μηνιαία καταγραφή των υλικών Αποθήκης.  Ενημερώνει τον Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών για τις Μηνιαίες Χρεώσεις σε Αναλώσιμα Είδη προς Σχολές/Τμήματα/ Υπηρεσίες και Οργανωτικές Οντότητες.  Επίσης ενημερώνει της Σχολές/Τμήματα/ Υπηρεσίες και Οργανωτικές Οντότητες για τις Μηνιαίες τους Χρεώσεις.

ΤΟΜΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

Το Γραφείο επιλαμβάνεται θέματα που αφορούν την οικονομική διαχείριση Εξωτερικών Ερευνητικών Προγραμμάτων, Εσωτερικών Ερευνητικών Προγραμμάτων, Εδρών, Μονάδων και Εναρκτήριων Χρηματοδοτήσεων.  

Οι Οικονομικές Υπηρεσίες έχουν καθορίσει συγκεκριμένους λειτουργούς οι οποίοι εξυπηρετούν κάθε τμήμα, με στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των Ερευνητών.

Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν την παροχή διοικητικής υποστήριξης στην ακαδημαϊκή κοινότητα όσον αφορά στην προσπάθειά της να εξασφαλίσει χρηματοδοτήσεις για ερευνητικά προγράμματα. Η διοικητική υποστήριξη αφορά στην ετοιμασία προϋπολογισμών για προτάσεις ερευνητικών προγραμμάτων και βοήθεια στην ετοιμασία και προσκόμιση διαφόρων εντύπων και πληροφοριών (π.χ. αριθμός τραπεζικού λογαριασμού του Πανεπιστημίου, αριθμός εγγραφής στο μητρώο Φ.Π.Α., αριθμός εγγραφής στο Γραφείο Φόρου Εισοδήματος, αντίγραφα των οικονομικών καταστάσεων του Πανεπιστημίου). Επίσης το Γραφείο ασχολείται με την ετοιμασία διαφόρων μελετών και στατιστικών στοιχείων για αποστολή εντός και εκτός της Πανεπιστημιακής Κοινότητας.