Ο σκοπός των Οικονομικών Υπηρεσιών είναι, διαμέσου των εξαίρετων εργασιών και υπηρεσιών τους, να βοηθούν το Πανεπιστήμιο Κύπρου στην υλοποίηση της αποστολής του και εκπλήρωση των στόχων του, που είναι η διδασκαλία, η έρευνα και η κοινωνική αρωγή.
Αυτό επιτυγχάνεται με την παροχή αποτελεσματικού οικονομικού προγραμματισμού, ορθής διαχείρισης και με έλεγχο των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου Κύπρου, ούτως ώστε να μπορεί το Πανεπιστήμιο Κύπρου να δώσει τις οικονομικές του υπηρεσίες στην ακαδημαϊκή κοινότητα, το προσωπικό, τους φοιτητές και άλλους ενδιαφερομένους.
Το προσωπικό των Οικονομικών Υπηρεσιών αναμένεται να διακρίνεται ως προς τα πιο κάτω χαρακτηριστικά:
- επαγγελματισμό στην παράδοση υψηλής ποιότητας υπηρεσιών
- σεβασμό στην εχεμύθεια προς πελάτες και υπαλλήλους
- ακρίβεια στην διαδικασία διεκπεραίωσης
- αμεσότητα σε όλες τις συναλλαγές
- να απαντά σε όλα τα ερωτήματα που λαμβάνει
- ευγένεια και ευκολία στην προσέγγιση του όταν εκτελεί τα καθήκοντά του
Γραφείο Πληροφορικών Συστημάτων
Το Γραφείο αυτό θα χειρίζεται τα λογισμικά προγράμματα που θα είναι εγκατεστημένα στις Οικονομικές Υπηρεσίες, και κυρίως το Ολοκληρωμένο Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης, που αναμένεται να εγκατασταθεί μέσα στο 2011. Το Γραφείο αυτό θα συνδέεται με την Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων, η οποία θα είναι ο Τεχνικός Διαχειριστής του Συστήματος.
Γραφείο Εξυπηρέτησης και Παροχής Πληροφοριών
Αντιλαμβανόμενοι τις ανάγκες της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για έγκαιρη και ορθή καταβολή των αποζημιώσεων, οι Οικονομικές Υπηρεσίες συστήνουν τον θεσμό του Συντονιστή Πληρωμών, ο οποίος θα έχει την ευθύνη της επίβλεψης της ομαλής διεκπεραίωσης των πληρωμών, μέσα στα προκαθορισμένα χρονοδιαγράμματα. Ο Συντονιστής αναμένεται να:
υποστηρίζει το Γραφείο Πληρωμών όπου παρίσταται ανάγκη (π.χ. περιόδους αιχμής, περιόδους όπου προκύπτει απουσία λειτουργών που ελέγχουν εντάλματα),
- παρακολουθεί την ροή της εργασίας, και να διασφαλίζει την τήρηση δεικτών που καθορίζουν τα χρονικά πλαίσια διεκπεραίωσης ενός αιτήματος πληρωμής
- προτείνει τρόπους βελτίωσης της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας πληρωμής
- λειτουργεί ως Γενικός Διαχειριστής του Συστήματος Πληρωμών
Γραφείο Διοικητικής και Γραμματειακής Υποστήριξης
Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στους τρεις Τομείς που αναφέρονται πιο κάτω.
Οι Οικονομικές Υπηρεσίες απαρτίζονται από τους εξής Τομείς:
- Τομέας Οικονομικής Διαχείρισης Προϋπολογισμού
- Τομέας Οικονομικού Προγραμματισμού
ΤΟΜΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
Γραφείο Εσόδων
Το Γραφείο Εσόδων είναι αρμόδιο για την αποτελεσματική και αποδοτική είσπραξη των εσόδων, σύμφωνα με τους νόμους και κανονισμούς του Πανεπιστημίου, καθώς και για άλλα λογιστικά θέματα που αφορούν στα έσοδα. Αυτά περιλαμβάνουν παρακολούθηση των χρεωστών και των λογαριασμών εσόδων, τιμολογήσεις των φοιτητών και άλλες διάφορες τιμολογήσεις.
Γραφείο Πληρωμών
Το Γραφείο έχει ως σκοπό του τη διενέργεια ορθών πληρωμών χωρίς καθυστέρηση, βάσει των νόμων και κανονισμών του Πανεπιστημίου Κύπρου. Οι αρμοδιότητες του Γραφείου Πληρωμών περιλαμβάνουν την υλοποίηση όλων των πληρωμών που αφορούν στις δαπάνες από κονδύλια του κρατικού προϋπολογισμού, μεταπτυχιακών διδάκτρων, συνεδρίων και δωρεών εξαιρουμένων των δαπανών που αφορούν στα ερευνητικά προγράμματα και τη μισθοδοσία.
Το Γραφείο Πληρωμών επιλαμβάνεται όλων των αναγκαίων διαδικασιών, ούτως ώστε να προωθούνται οι πλήρως τεκμηριωμένες πληρωμές εκ μέρους όλων των οργανωτικών οντοτήτων του Πανεπιστημίου Κύπρου. Διασφαλίζει ότι όλοι οι πόροι του Πανεπιστημίου δαπανώνται και καταγράφονται σύμφωνα με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα.
Γραφείο Οικονομικών Καταστάσεων
Στην αρμοδιότητά του Γραφείου υπάγονται η τήρηση των λογιστικών βιβλίων, η παρακολούθηση των τραπεζικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου, καθώς και η ετοιμασία των οικονομικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου.
Γραφείο Παρακολούθησης Προϋπολογισμού και ετοιμασίας ειδικών καταστάσεων
Η κύρια αρμοδιότητα του Γραφείου είναι η παρακολούθηση του προϋπολογισμού, των τραπεζικών λογαριασμών του Πανεπιστημίου και η σχετική ενημέρωση των τμημάτων και υπηρεσιών. Το Γραφείο ετοιμάζει επίσης οικονομικές εκθέσεις για όλες τις ακαδημαϊκές μονάδες, τις διοικητικές υπηρεσίες και άλλες οργανωτικές οντότητες επί μηνιαίας, τριμηνιαίας και ετήσιας βάσης.
Γραφείο Καταγραφής Περιουσιακών Στοιχείων
Το Γραφείο αυτό θα φέρει την ευθύνη της τήρησης του Μητρώου Πάγιων Περιουσιακών Στοιχείων. Η σύσταση του γραφείου είναι απαραίτητη, λόγω του μεγάλου αριθμού πάγιων στοιχείων του Πανεπιστημίου Κύπρου, καθώς και της πολύ μεγάλης τους αξίας.
Γραφείο Διαχείρισης Ταμειακής Ροής
Αναγνωρίζοντας την σημασία της διασφάλισης της ρευστότητας του Πανεπιστημίου, στα πλαίσια και της ανάγκης διεκπεραίωσης πληρωμών (π.χ. μισθοδοσίας, πληρωμές για έργα που προκύπτουν από σχετικές συμβάσεις) σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, ανεξαρτήτως της είσπραξης Κρατικής Χορηγίας, το Γραφείο αυτό επωμίζεται το καθήκον της διαχείρισης της ρευστότητας.
ΤΟΜΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ
Γραφείο Προϋπολογισμού και Αναλύσεων
Οι εργασίες του Γραφείου του Προϋπολογισμού και Αναλύσεων κατά το έτος 2011 αφορούσαν κυρίως στη στήριξη της διαδικασίας της τελικής έγκρισης του Προϋπολογισμού του Π.Κ. για το 2011 από την Πολιτεία καθώς και στο συντονισμό των προεργασιών κατανομής του και στην άμεση ενημέρωση των οργανωτικών μονάδων, στον καταρτισμό και έγκριση του Προϋπολογισμού του Π.Κ. για το 2012 (Κρατικής Χρηματοδότησης και Χρηματοδότησης από Ίδια Έσοδα) από τα εσωτερικά αρμόδια όργανα και στη στήριξη της διαδικασίας των σχετικών διαβουλεύσεων του Π.Κ. με την Πολιτεία. Το Γραφείο προέβηκε επίσης στον καταρτισμό πρότασης έγκρισης Συμπληρωματικού Προϋπολογισμού για το 2011 για σκοπούς ανάπτυξης της Ιατρικής Σχολής. Παράλληλα, καθ όλη τη διάρκεια του έτους, πρόσφερε διοικητική υποστήριξη στην Επιτροπή Οικονομικών και Προσωπικού της Συγκλήτου όσον αφορά στα θέματα τα οποία αυτή επιλαμβάνεται.
Γραφείο ΦΠΑ ,Κοστολογήσεων και Υποστήριξης Εισοδηματικών και Αυτοχρηματοδοτούμενων Δραστηριοτήτων
Το Γραφείο έχει την ευθύνη για την ορθή εφαρμογή της περί Φ.Π.Α. Νομοθεσίας στις συναλλαγές του Πανεπιστημίου Κύπρου, την ετοιμασία των τριμηνιαίων δηλώσεων Φ.Π.Α. και των μηνιαίων δηλώσεων INTRASTAT και VIES, καθώς επίσης και για την παροχή υποστήριξης στην Πανεπιστημιακή Κοινότητα για θέματα που άπτονται του Φ.Π.Α.. Οι αρμοδιότητες του Γραφείου περιλαμβάνουν επίσης την Κοστολόγηση Δραστηριοτήτων και Οργανωτικών Οντοτήτων και την ετοιμασία μελετών για σκοπούς Διοίκησης. Πέραν των πιο πάνω, το Γραφείο είναι αρμόδιο για την οικονομική διαχείριση Συμβολαίων Παροχής Συμβουλευτικών Υπηρεσιών και άλλων Ακαδημαϊκών Δραστηριοτήτων, καθώς και για την παροχή υποστήριξης σε Σωματεία και Εταιρείες του Πανεπιστημίου Κύπρου.
