1.Μέλη Επιτροπής Ελέγχου

 

Το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου διόρισε τα ακόλουθα μέλη του Συμβουλίου ως μέλη της Επιτροπής Ελέγχου:

Ρέα Γεωργίου – Πρόεδρος
Αναστασία Παπαδοπούλου – Μέλος – Αναπληρώτρια Πρόεδρος
Νικόλας Οικονομίδης – Μέλος
Μικαέλλα Ράσπα – Μέλος
Ελένη Λοΐζου – Μέλος

 

Σημειώνεται ότι, στην Επιτροπή Ελέγχου συμμετέχει ως Γραμματέας της ο Βάκης Ανδρέου – Εσωτερικός Ελεγκτής.

 

2.Όροι Εντολής Επιτροπής Ελέγχου

[Α]    Σκοπός

H Επιτροπή Ελέγχου αποτελεί συμβουλευτικό Όργανο του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου Κύπρου.  Υποβάλλει τις εισηγήσεις της προς το Συμβούλιο, για λήψη αποφάσεων που στοχεύουν στη βελτίωση των εσωτερικών συστημάτων και διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου, στην αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση των οικονομικών του πόρων, στη διασφάλιση των Περιουσιακών του Στοιχείων, στη διαχείριση των κινδύνων και στην αξιολόγηση των διαδικασιών διακυβέρνησης.

Τα καθήκοντα της Επιτροπής Ελέγχου δεν αντικαθιστούν, ούτε επαναλαμβάνουν οποιεσδήποτε διοικητικές ευθύνες ή αποστολές.  Η Επιτροπή Ελέγχου μέσα στα πλαίσια του συμβουλευτικού της ρόλου, καθοδηγεί το Συμβούλιο σε πολιτικές και αποφάσεις που επιβεβαιώνουν την τήρηση των Νόμων, Κανονισμών, Κανόνων, Εγκυκλίων, τη χρηστή διοίκηση των οικονομικών του πόρων, τις ακριβείς Οικονομικές Καταστάσεις, την υγιή διαχείριση των κινδύνων και την ηθική συμπεριφορά.

[Β]    Σύσταση

  • Η Επιτροπή Ελέγχου είναι πενταμελής και απαρτίζεται από μέλη του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου, που δεν έχουν εκτελεστικές αρμοδιότητες στο Πανεπιστήμιο.
  • Ο Πρόεδρος και ο Αναπληρωτής Πρόεδρος της Επιτροπής ορίζονται από το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου.
  • Η θητεία των μελών της Επιτροπής διαρκεί όσο η θητεία του Προέδρου του Συμβουλίου. Νοείται ότι το Συμβούλιο διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε αντικατάσταση οποιουδήποτε μέλους οποτεδήποτε.

[Γ]    Συνεδριάσεις

  • Η Επιτροπή Ελέγχου συνέρχεται σε συνεδρίες σε τακτά χρονικά διαστήματα, για συζήτηση των συμπερασμάτων και εισηγήσεων των Εκθέσεων Ελέγχου του Εσωτερικού Ελεγκτή, καθώς και άλλων θεμάτων συναφών με τους στόχους της.
  • Στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου παρακάθεται ο Εσωτερικός Ελεγκτής, ως Γραμματέας της Επιτροπής, χωρίς δικαίωμα ψήφου.
  • Δικαίωμα σύγκλησης της Επιτροπής Ελέγχου έχει ο Πρόεδρος της Επιτροπής, ο οποίος καταρτίζει την Ημερήσια Διάταξη και προεδρεύει των συνεδριών, ή ο Αναπληρωτής Πρόεδρος, σε περίπτωση απουσίας του Προέδρου.
  • Η Επιτροπή Ελέγχου έχει τη διακριτική ευχέρεια να προσκαλεί στις συνεδρίες της Συμβούλους / Εμπειρογνώμονες ή  άλλους  Λειτουργούς  του  Πανεπιστημίου  ή Παρατηρητές.
  • Ο Πρόεδρος του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου έχει το δικαίωμα να παρευρίσκεται στις συνεδρίες της Επιτροπής (χωρίς δικαίωμα ψήφου) όποτε το κρίνει σκόπιμο.
  • Με ευθύνη του Προέδρου της Επιτροπής τηρούνται Πρακτικά συνεδριάσεων, καθώς και σχετικό Αρχείο.
  • Απαρτία αποτελούν τόσα παρόντα μέλη της Επιτροπής όσος είναι ο αμέσως μεγαλύτερος ακέραιος του μισού των μελών της Επιτροπής αριθμός, νοουμένου ότι σε αυτό περιλαμβάνονται ο Πρόεδρος ή ο Αναπληρωτής Πρόεδρος της Επιτροπής.
  • Οι αποφάσεις στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου λαμβάνονται ομόφωνα.

 [Δ]    Αρμοδιότητες, Δικαιώματα και Εξουσίες

Η Επιτροπή Ελέγχου, στα πλαίσια της αποτελεσματικής υλοποίησης του σκοπού σύστασής της, έχει τις πιο κάτω αρμοδιότητες, δικαιώματα και εξουσίες:

   (α)  Γενικά:

  • Συναντάται με τη Διοίκηση του Πανεπιστημίου, για συζήτηση οποιωνδήποτε θεμάτων της Επιτροπής ή θεμάτων που η Διοίκηση θεωρεί ότι θα πρέπει να συζητηθούν με την Επιτροπή Ελέγχου.
  • Έχει τη διακριτική ευχέρεια να δίνει οδηγίες για τη διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών / Μελετών / Ελέγχων και να εξετάζει τα ευρήματα των σχετικών εκθέσεων.
  • Εξετάζει τα πορίσματα των Ειδικών Ερευνών, που διεξάγονται κατόπιν οδηγιών του Προέδρου του Συμβουλίου ή του Πρύτανη ή/και αυτεπάγελτα από τον Εσωτερικό Ελεγκτή.
  • Αναζητεί και λαμβάνει έγγραφα και πληροφορίες από οποιοδήποτε μέλος της Πανεπιστημιακής Κοινότητας ή/και απο εξωτερική πηγή, για την αποτελεσματική εκπλήρωση των καθηκόντων της.
  • Εξασφαλίζει οποιαδήποτε εξωτερική υπηρεσία από ανεξάρτητους Συμβούλους (π.χ. Λογιστές, Νομικούς, Επιμετρητές Ποσοτήτων, κ.ά.), για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων της.
  • Εξετάζει περιοδικά την καταλληλότητα των «Όρων Εντολής» της και εισηγείται αλλαγές.
  • Μελετά τις εκθέσεις ελέγχου που υποβάλλονται από τον Εσωτερικό Ελεγκτή και διαβεβαιώνεται ότι, η Διοίκηση του Πανεπιστημίου ανταποκρίνεται κατάλληλα στις αποφάσεις που λαμβάνονται για τα ζητήματα που προκύπτουν.
  • Εγκρίνει ή/και προβαίνει σε αναθεωρήσεις του «Καταστατικού Εσωτερικού Ελέγχου».
  • Εισηγείται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου τροποποιήσεις των πολιτικών και εσωτερικών συστημάτων και διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου, με σκοπό την βελτίωση ή εξάλειψη τυχόν αδυναμιών ή προβλημάτων.
  • Αξιολογεί την Οργανωτική Δομή του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου, για επιβεβαίωση της δυνατότητας διεκπεραίωσης έγκυρα, έγκαιρα και αποτελεσματικά του Προγράμματος Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου και προβαίνει σε εισηγήσεις για τις αναγκαίες αλλαγές/τροποποιήσεις στην Οργανωτική Δομή.
  • Μελετά και εξετάζει αναφορές/εκθέσεις που υποβάλλονται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου Κύπρου και σχετίζονται με τις αρμοδιότητές της.
  • Ενημερώνει, σε συνεχή βάση, το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου για τις κύριες δραστηριότητές της και προβαίνει σε σχετικές εισηγήσεις που προσδίδουν προστιθέμενη αξία στον Οργανισμό.
  • Διατηρεί ανοικτή επικοινωνία με τον Εσωτερικό Ελεγκτή, το Γενικό Ελεγκτή και το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου.
  • Συναντάται με τον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας ή Εκπρόσωπό του ή με οποιοδήποτε Εξωτερικό Σύμβουλο κρίνει απαραίτητο για την καλύτερη, αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη εκτέλεση των αρμοδιοτήτων της.
  • Αναφέρεται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, στο οποίο υποβάλλει τις εισηγήσεις και απόψεις της για θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές της.
  • Προβαίνει σε οποιεσδήποτε άλλες δραστηριότητες ή ενέργειες που θα την βοηθήσουν στη διεκπεραίωση των Όρων Εντολής της.

 (β)  Ειδικά:

       (i)  Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου και Αξιολόγηση Κινδύνων

  • Σε συνεργασία με τη Διοίκηση του Πανεπιστημίου και τον Εσωτερικό Ελεγκτή, μελετά τις εκθέσεις του Γενικού Ελεγκτή και προβαίνει στις δέουσες εισηγήσεις προς το Συμβούλιο.
  • Συνοψίζει τους σημαντικούς κινδύνους, επιθεωρεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες για τη διαχείρισή τους και αξιολογεί τα μέτρα που λαμβάνει η Διοίκηση του Πανεπιστημίου για να ελέγξει τους κινδύνους αυτούς.
  • Εξετάζει μαζί με τη Διοίκηση του Πανεπιστημίου και τον Εσωτερικό Ελεγκτή, τις σημαντικές Λογιστικές Αρχές που εφαρμόζονται από το Πανεπιστήμιο για την ετοιμασία των Οικονομικών Καταστάσεών του.
  • Εξετάζει, σε συνεργασία με τη Διοίκηση, την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου (Internal Control Systems) του Πανεπιστημίου, σε σχέση με την οικονομική, διοικητική και διαχειριστική λειτουργία του και αναφορικά με:
  • Την αποδοτικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου.
  • Την επάρκεια των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου, συμπεριλαμβανομένων των πληροφορικών συστημάτων ελέγχου και συστημάτων ασφαλείας.
  • Παρατηρήσεις ή/και εισηγήσεις για βελτίωση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου από τον Εσωτερικό Ελεγκτή, τον Γενικό Ελεγκτή ή/και άλλους αρμόδιους λειτουργούς του Πανεπιστημίου.

   (ii)  Πρόγραμμα Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου

  • Εγκρίνει το μονοετές, διετές ή/και τριετές Πρόγραμμα Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Ενημερώνεται για τις έκτακτες και μη προγραμματισμένες εργασίες ελέγχου, καθώς και τις συμβουλευτικές και άλλες εργασίες που αναλαμβάνει ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου, κατά τη διάρκεια του έτους.
  • Παραλαμβάνει και εγκρίνει τις ετήσιες αναθεωρήσεις του Προγράμματος Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου, όπως διαμορφώνονται κατά τη διάρκεια του έτους.
  • Ενημερώνεται από τον Εσωτερικό Ελεγκτή και προβαίνει στις δέουσες εισηγήσεις προς το Συμβούλιο, για οποιεσδήποτε δυσκολίες προκύπτουν κατά τη διεκπεραίωση των εργασιών του, συμπεριλαμβανομένων, οποιωνδήποτε εμποδίων στην πρόσβασή του, στη συλλογή των στοιχείων ή οποιωνδήποτε άλλων δυσκολιών στην εκπλήρωση της αποστολής του.